Projektmanagement

Vor jedem Ja zum Projekt steht die Frage: Lohnt es sich?

Vor jedem Ja zu einem Projekt gehört die Frage «Lohnt es sich überhaupt?» — und genau die wird am häufigsten übersprungen. Ein Business Case stellt Nutzen gegen Aufwand über drei bis fünf Jahre dar und macht sichtbar, was ein Adhoc Start verdeckt. Das ist keine Hexerei: Tabelle mit einmaligen Kosten, wiederkehrenden Kosten, Nutzen pro Jahr und dem Punkt, ab dem es sich rechnet.

Ich sitze in einer Geschäftsleitungssitzung und stelle einen ersten grob gerechneten Business Case vor. Die Zahlen sind ermittelt und verifiziert, die Kosten des bestehenden Problems beziffert, die Rechnung zeigt klar: Das Vorhaben trägt sich. Die Reaktion aus dem Gremium: «Wir müssen nicht so einen administrativen Mist machen, wir müssen einfach nur anfangen.»

Mmh, genau das ist der Punkt: Vor jedem Ja zu einem Projekt steht die Frage, die am häufigsten übersprungen wird. Lohnt es sich? Einafch nur starten kann auch heissen, ich vergeude hier Ressourcen.

Wieviele Projekte stehen am Ende als Fehlinvestition da?

Ein Business Case stellt Nutzen gegen Aufwand über drei bis fünf Jahre. Der quantifizierbare Nutzen wird gerechnet, der qualitative — zufriedenere Kunden, strategische Zielerfüllung — wird benannt und begründet.

Worauf es ankommt

Zuerst die Triage: Ist es überhaupt ein Projekt? Ist es komplex, einmalig, braucht es dedizierte Ressourcen ? Vieles ist auch im Tagesgeschäft besser aufgehoben, daher auch hier, besser zweimal überlegen.
Die Kosten des bestehenden Problems beziffern — aus der messbaren Problemdefinition.
Die Kostenseite vollständig: einmalige und wiederkehrende Kosten für Betrieb, Wartung, Lizenzen, Support. Auch die wiederkehrenden nicht vergessen.
Interne Personentage mit 60 bis 70 Prozent Verfügbarkeit kalkulieren, nicht mit hundert.

Zurück zur Sitzung

Der Start wurde leider abgelehnt, trotz tragender Rechnung. Der manuelle Aufwand des ungelösten Problems läuft bis heute — Kostentreiber und Fehlerrisiko zugleich. Der Business Case hatte trotzdem geleistet, wofür er da ist: Er machte sichtbar, was sonst unsichtbar weitergelaufen wäre.

Häufige Fragen

Ab wann ist etwas überhaupt ein Projekt?

Wenn es komplex genug ist, eigene Ressourcen bindet und einen klaren Anfang und ein klares Ende hat. Vieles, was «Projekt» genannt wird, ist auch im Tagesgeschäft gut aufgehoben — diese Triage kommt vor jeder Rechnung (mehr dazu: Die wichtigste Projektentscheidung fällt, bevor das Projekt beginnt).

Was ist der häufigste Fehler im Business Case?

Die wiederkehrenden Kosten zu vergessen — Betrieb, Wartung, Lizenzen, Support. Das lässt ein Vorhaben sich auf dem Papier zwei Jahre früher rechnen, als es das in Wirklichkeit tut und führt zu einem Ja, das später teuer werden kann.

Muss ich den qualitativen Nutzen in Zahlen umrechnen?

Nein. Zufriedenere Kunden oder strategischer Fit werden benannt und begründet, nicht in Zahlen gepresst, das geht auch oft gar nicht.