Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Darstellung aller wichtigen Prozesse in einem Unternehmen und eine erste Übersicht, um von dort aus strukturiert in die Detailprozesse einzutauchen. Sie dient dazu, einen Überblick über die Gesamtstruktur deiner Geschäftsprozesse zu bekommen.
Normalerweise wird die Prozesslandkarte in die folgenden drei Ebenen gegliedert:
Führungs- oder Managementprozesse
Kernprozesse
Unterstützungs- oder Supportprozesse
Ich unterscheide diese auch sehr gern visuell und geben jedem Bereich eine andere Farbe.
Ich bin überzegt davon, ja.
Sie ist eine erste einfache Struktur für die Prozesse eures Unternehmens, wie ein Einstiegspunkt. Sie ist auch einfach, ohne Prozessmanagement Kenntnisse zu erstellen und ihr seht auf einen Blick, wie euer Unternehmen (zumindest grob) aufgebaut ist.
Also, wenn ihr Struktur und Klarheit in eure Abläufe bringen möchtet, ist eine Prozesslandkarte definitiv einen Versuch wert.
Habt ihr bereits Prozessdokumentationen?
Dann startet mit einer Kategorisierung – was gehört in die Führung, was ist Unetrstützung und vor allem, was könnt ihr eurem Kernbusiness zuordnen. Welchen Fachbereich betrifft dies?
Wenn ihr noch keine Dokumentationen habt, dann fangt einfach an und skizziert die Bereiche, die ihr eurem Unternehmen zurodnet.
Typische Führungsprozesse haben etwas mit der Unternehmensentwicklung zu tun, wie Strategieentwicklung, Organisations- und Mitarbeiterentwicklung aber auch mit Steuerprozessen wie Finanzen oder Risikomanagement.
Unterstützungsprozesse sind nicht weniger wichtig, sie sind dafür da, dass das Unternehmen überhaupt läuft und unterstützen die Kernprozesse. Beispiele sind IT. Personal, Buchhaltung etc.
Ja und die Kernprozesse sind natürlich diejenigen, die euer Business ausmachen. Alle diese wertschöpfenden Prozesse, die zur Erfüllung der Kundenbedürfnisse beitragen und zur Erstellung eurer Produkte oder zur Bereitstellung euer Services führen.
Es ist völlig egal, ob ihr schon Inhalte dazu habt, die kommen dann schon nach und nach.
Auch, wenn ihr nicht genau wisst, ob ein Bereich eher Führung oder Support ist, auch das ist zweitrangig.
Aber ihr habt einen Einstieg und könnt loslegen.
Details, visuelle Abhängigkeiten etc. würde ich erst in die darunterliegenden Prozessdokumentationen verpacken.
Natürlich gibt es tolle Prozessvisualisierungstools. Ich würde mit dem starten, was ihr kennt und was ihr bereits habt. Powerpoint, Visio, Draw.io, andere Grafiktools.
Erst, wenn ihr wisst, wie erue Prozessstrategie aussieht, wie weit wollt, könnt ihr mit der Dokumentation gehen, wie wollt ihr mit den Kennzahlen zur Messung der Prozessleistung umgehen, wie wollt ihr euer IKS mit den Prozessen verbinden, dann könnt ihr immer noch eine Evaluation zu Prozesstools starten.
Die Prozesslandkaret sollte allen bekannt sein und aktuell gehalten werden, sie ist keine einmalige Sache und sollte schon gar nicht nach der Erstellung in der Schublade verschwinden.
Kommuniziert die neue oder die Änderungen an der Prozesslandkarte euren Mitarbeitenden und holt von ihnen Feedback ein
Plant Überprüfungen ein – je dynamischer euer Unternehmen, desto öfter
Analysiert eure Prozesse, was ist dazugekommen, was es verdient, in die Landkarte aufgenommen zu werden oder was fällt weg?
Im Idealfall setzt ihr euch dann konkret mit den Prozessen der einzelnen Fachbereiche auseinander und nehmt diese auf. Damit folgen dann auch alle weiteren Punkte, die zum Fundament für euer stabiles Unternehmen beitragen
Prozessdefinitionen als Basis
Zuordnung der Rollen und Verantwortlichkeiten
Definition und Zuordnung wichtiger Kennzahlen
Ermittlung der Risiken, Risikoanalyse und Integration der dazu relevanten Mitigationmassnahmen in die Prozesse
Zuordnung von strategischen Massnahmen usw. und so fort,,,,
