Prozesse & Lean
Wer alles misst, was messbar ist, hat zwar Zahlen, aber noch keine Steuerung
Wer alles misst, was messbar ist, hat am Ende Zahlen, aber nicht wirklich Steuerung. Es ist interessant, ich sehe in den Unternehmen oft entweder zu viele Kennzahlen oder gar keine. Dabei wäre die goldene Mitte doch das richtige Vorgehen. Und kaum eine Kennzahl ist mit einem definierten Prozessziel verbunden. Darum gilt die Reihenfolge — erst das Ziel benennen, dann die passende Kennzahl suchen, nicht umgekehrt.
Ein Logistik-KMU mit rund 30 Mitarbeitenden führt ein Dashboard mit über 40 Kennzahlen ein, von der Lieferpünktlichkeit bis zur Anzahl Krankheitstage. Drei Monate später öffnet kaum noch jemand das Dashboard, weil keine der Zahlen an ein konkretes Ziel gebunden ist und niemand so richtig weiss, was anfangen mit den Zahlen.
«Wir haben ein Dashboard, aber keiner schaut drauf.» Oder das genaue Gegenteil: «Wir messen unsere Prozesse gar nicht» — und Abweichungen fallen erst auf, wenn der Kunde reklamiert.
Zwei Extreme, dasselbe Ergebnis: keine Steuerung. Denn eine Kennzahl misst bloss einen Zustand. Wer alles misst, was das System hergibt, ertrinkt in Zahlen und steuert trotzdem nichts.
Die Reihenfolge ist entscheidend — und sie wird fast immer verdreht. Nicht «was können wir messen», sondern «welches Ziel verfolgen wir, und woran würden wir merken, dass wir es verfehlen». Das Ziel ist dabei idealerweise das Prozessziel. Die Kennzahl folgt dem Ziel, nicht der Datenverfügbarkeit.
Konkret
- Das Ziel benennen, bevor eine Kennzahl gesucht wird.
- Je Ziel wenige, spezifische Kennzahlen. Zu viele verwirren.
- Die Datenquelle prüfen: Ist die Zahl verlässlich und ohne Handarbeit verfügbar?
- Einen Messrhythmus festlegen und einhalten.
- Die Mitarbeitenden einbeziehen, damit die Zahl als Orientierung ankommt und nicht als Kontrolle.
Die KMU-Warnung
Die Lehrbücher empfehlen gern die Balanced Scorecard mit vier Perspektiven. Das ist ein Konzerninstrument. Für einen Betrieb mit 20 Leuten reichen meist drei bis fünf Zahlen, die wirklich zum Ziel gehören.
Ändert sich das Ziel, ändert sich die Kennzahl mit. Sie ist nicht in Stein gemeisselt.
Häufige Fragen
Wie viele Kennzahlen braucht ein KMU?
Wenige, spezifische je Ziel — für einen Betrieb mit 20 Leuten meist drei bis fünf, die wirklich zum Ziel gehören. Die Balanced Scorecard mit vier Perspektiven ist ein Konzerninstrument; im kleinen Betrieb verwirrt zu viel mehr, als es steuert.
Woran erkenne ich eine schlechte Kennzahl?
Sie folgt der Datenverfügbarkeit statt dem Ziel, braucht Handarbeit, oder niemand handelt aus ihr. Zahlen zu sammeln, die keine Entscheidung auslösen, ist nur Aufwand — Steuerung entsteht erst dort, wo aus der Zahl etwas folgt.
Muss ich die Kennzahlen anpassen, wenn sich das Ziel ändert?
Ja. Ändert sich das Ziel, ändert sich die Kennzahl mit — sie ist ein Steuerinstrument und nicht in Stein gemeissel.