Prozesse & Lean
Prozesse aufnehmen, ohne sich zu verzetteln
Am schnellsten macht man einen Prozess mit einem SIPOC sichtbar: eine Tabelle, fünf bis sieben Hauptschritte, nur der Happy Path. Ziel ist nicht ein schönes Bild, sondern dass der Prozess vor einem liegt und man sich dabei nicht verzettelt.
Dafür muss niemand ein Flowchart malen. Eine Tabelle reicht.
Ein Prozess, eine Tabelle
SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output, Customer: Wer liefert was, was passiert damit, und wer bekommt das Ergebnis? Bezogen ist dies aber auf den Prozessschritt, nicht auf die “echten” Lieferanten oder Kunden.
Ich nehme nur die Hauptschritte auf und auch nicht jeden Sonderfall. Die Reihenfolge beim Ausfüllen ist frei. Ich gehe meistens von oben nach unten durch, aber wer beim Ergebnis anfangen möchte, kann das auch.
Für eine Offerte in einer Schreinerei sieht das zum Beispiel so aus (sehr vereinfacht):
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
|---|---|---|---|---|
| Kunde | Anfrage per Mail oder Telefon | 1. Anfrage aufnehmen | Erfasste Anfrage | Schreiner |
| Schreiner | Erfasste Anfrage, Termin | 2. Objekt vor Ort anschauen | Masse, Fotos, Notizen | Schreiner |
| Schreiner, Lieferanten | Masse, Materialpreise, Stundensätze | 3. Kosten kalkulieren | Kalkulation | Büro |
| Büro | Kalkulation, Offertvorlage | 4. Offerte schreiben | Offertentwurf | Inhaber |
| Inhaber | Offertentwurf | 5. Offerte freigeben | Versandte Offerte | Kunde |
So gehe ich oft vor, wenn noch kein Prozess definiert ist
- Zuerst schauen, wo der Prozess überhaupt sitzt, dafür reicht ein Blick auf die Prozesslandkarte.
- Mit dem Prozess anfangen, der brennt.
- Festlegen, wo der Prozess anfängt und wo er aufhört.
- Fünf bis sieben Schritte, Happy Path, kein Worst Case.
Und wem das Strukturieren nicht liegt, der erzählt den Ablauf der KI und gibt ihr den SIPOC-Standard mit.
Wann es unübersichtlich wird
Sobald Entscheidungsbäume dazukommen und wirklich jeder Ministep dokumentiert wird, entsteht schnell eine chaotische Tabelle.
Ein SIPOC beschreibt immer genau einen Prozess. Wer damit das Zusammenspiel mehrerer Prozesse erklären will, überlädt meiner Meinung nach die Methode.
Häufige Fragen
Was heisst SIPOC?
Supplier, Input, Process, Output, Customer. Das ist eine Tabelle, die einen Prozess vom Lieferanten bis zum Empfänger des Ergebnisses zeigt, in fünf bis sieben Hauptschritten.
Ist mit «Customer» der Endkunde gemeint?
Nein. Customer ist der Empfänger des Ergebnisses im jeweiligen Prozessschritt. Das kann eine Rolle, ein anderes Team sein, eine Abteilung oder ein nachgelagerter Prozess.
Ist ein Flowchart nicht genauer?
Vielleicht, es dauert aber länger, ihn zu malen.
In welcher Reihenfolge fülle ich die Tabelle aus?
Die Literatur empfiehlt, beim Kunden zu beginnen und rückwärts zu arbeiten, also Customer, Output, Process, Input, Supplier. Ich halte die Reihenfolge nicht für entscheidend. Wichtig ist, dass die Tabelle am Ende gefüllt ist und man sich unterwegs nicht verzettelt.
Wie lange dauert eine SIPOC-Aufnahme?
Für die meisten Prozesse reicht eine Stunde am Flipchart.
Brauche ich dafür eine spezielle Software?
Nein. Ein Flipchart, Post-its oder eine einfache Tabelle reichen. Wem das Strukturieren schwerfällt, der kann den Ablauf der KI erzählen und sie die Tabelle füllen lassen.