Prozesse & Lean
Ein Problem, richtig definiert, ist der erste Schritt zur Lösung
Ein Problem ist erst dann der erste Schritt zur Lösung, wenn es messbar beschrieben ist — sonst wird gehandelt, ohne dass klar ist, was sich überhaupt ändern soll. Wer nur sagt «es läuft nicht», hat keine Basis und später auch keinen Beweis, dass die Massnahme gewirkt hat. Deshalb steht die präzise, messbare Problemdefinition vor jeder Lösung.
Bei einem Maschinenbau-Zulieferer mit 25 Mitarbeitenden taucht eine Qualitätsstörung zum wiederholten Mal auf. Im Meeting heisst es nur «Das haben wir schon zigmal repariert» — niemand kann sagen, wie oft die Störung im letzten Halbjahr aufgetreten ist oder wie viel sie kostet.
«Ich will Lösungen sehen, keine Probleme.» Kenne ich. Oder der andere Klassiker: «Das haben wir schon zigmal repariert» — und drei Monate später steht die gleiche Störung wieder da. Beides hat dieselbe Wurzel: Es wird gehandelt, bevor überhaupt sauber benannt ist, was schiefläuft. Dabei ist ein präzise definiertes Problem nicht das Gegenteil der Lösung. Es ist ihr erster und wichtigster Schritt.
Präzise heisst messbar. Nicht «es läuft nicht», sondern: Der Prozess zeigt eine Fehlerquote von 15 Prozent, das Ziel wären 5. Erst mit einer Zahl gibt es einen Vorher-Nachher-Vergleich — und einen Beweis, dass die Massnahme gewirkt hat.
So gehe ich vor
- Das Problem messbar beschreiben: In welchem Prozess, in welchem Zeitraum, wie gross?
- Ursachen suchen statt raten. Fünfmal «warum» fragen, bis die Kette bei der Wurzel endet. Für breitere Bilder das Ishikawa-Diagramm mit den sechs M: Mensch, Maschine, Material, Methode, Messung, Mitwelt.
- Priorisieren: Nicht jede Ursache wiegt gleich. Meist machen wenige den Grossteil aus — das zeigt eine einfache Pareto-Betrachtung.
- Umsetzen und kontrollieren, ob die Kennzahl sich wirklich in die erwartete Richtung bewegt hat.
Der häufigste Denkfehler
Auf den Symptomen sitzenbleiben und weiter reparieren. An einer Stellschraube drehen, die das Problem gar nicht bewegt. Das ist eine langfristige Beschäftigung und keine Lösung.
Häufige Fragen
Was heisst «messbar» in der Praxis?
Nicht «es läuft nicht», sondern eine Zahl: In welchem Prozess, in welchem Zeitraum, wie stark weicht sie vom Ziel ab? Nur mit einer Zahl gibt es später einen Vorher-Nachher-Vergleich.
Brauche ich für jede Ursachensuche ein Ishikawa-Diagramm?
Nein. Bei den meisten KMU-Problemen reicht fünfmal «warum» fragen, bis die Kette bei der Wurzel endet. Das Ishikawa-Diagramm mit den sechs Ms lohnt sich erst bei breiteren, vielschichtigen Bildern. Oder dann, wenn man einen Einstiegspunkt braucht.
Was ist der häufigste Fehler bei der Problemlösung?
Das Problem gar nicht angehen, sondern nur die Symptombehandlung. Damit kommt man leider nicht vom Fleck.
Wie weiss ich, ob die Massnahme wirklich gewirkt hat?
Nur, wenn das Problem vorher messbar beschrieben wurde — dann zeigt der Vergleich vorher/nachher, ob sich die Zahl bewegt hat.